Добрый день!

Тема нашей сегодняшней лекции — «Управление проектами и процессный подход в сфере культуры, искусства и креативных (творческих) индустрий с использованием цифровых технологий».

Мероприятие проходит за счет средств грантовой поддержки президентского фонда культурных инициатив, а также за счет внебюджетных источников.

Меня зовут Марина Беседина, я являюсь специалистом по маркетингу цифровых продуктов в компании Молнет.

На сегодняшний день использование цифровых технологий в сфере культуры, искусства и креативных индустрий имеет большую актуальность. Это направление находится в фокусе развития со стороны государства, поэтому профессионалы, которые способны управлять проектами и в то же время наполнять их творческим содержанием — очень востребованы на рынке.

Необходимость сохранения национальных культурных ценностей, культурной и национальной идентичности русского народа в условиях развития глобального цифрового общества, одновременно с активным вовлечением населения в цифровую культурную среду, становится важной задачей государства.

В Министерстве культуры России подчеркивают, что одним из драйверов для культурной среды являются цифровые технологии, но при этом нет задачи заменить искусство виртуальными технологиями. Государство обозначает курс на развитие культурных центров и творческих коллективов на местах, а с помощью цифровых технологий расширяет доступ жителей регионов к культурному наследию и современному академическому искусству.

Под управлением проектами в сфере культуры, искусства и креативных (творческих) индустрий понимается организационно-управленческая активность субъектов культурной политики, направленная на разработку комплекса мероприятий, способствующих эффективному решению актуальных проблем культуры в условиях определенных временных рамок.

Процессный подход — это систематический и структурированный подход к управлению, который основывается на определении, документировании, анализе и оптимизации бизнес-процессов с целью повышения их эффективности и качества.

Все, что делается в организации есть процессы.

Когда процессы не налажены, работа людей приобретает хаотичный характер, при этом много энергии тратится на согласование действий, конфликты, поиск информации, преодоление препятствий и исправление ошибок.

Креативные индустрии — это синтез креативности, культуры, экономики и технологий.

Но что креативные индустрии дают самим регионам и их жителям?

Вот несколько причин, по которым важно развивать креативную экономику на территориях:

• повышается инвестиционный и туристический потенциал региона;
• улучшается качество жизни населения;
• создаются новые рабочие места;
• благоустраиваются территории;
• развиваются другие секторы экономики (общественное питание, уличная торговля, спортивная сфера, логистика);
• растет стоимость жилья в районе основных точек притяжения.

Такими точками притяжения могут быть, например, креативные кластеры. Они привлекают горожан и туристов и служат площадкой для проявления локального предпринимательства.

Наша цель: сделать систему управления, которая повлияет на совершенствование управленческих функций и организации креативной деятельности.

К творческим (креативным) индустриям относятся:

• индустрии, основанные на использовании историко-культурного наследия: народно-художественные промыслы и ремесла, музейная деятельность;
• индустрии, основанные на искусстве: театр, музыка, кино, живопись, деятельность галерей;
• современные медиа и производство цифрового контента: кино, видео, аудио, анимационное производство, обработка данных и разработка программного обеспечения, виртуальная и дополненная реальность, компьютерные и видеоигры, блогерство, печатная индустрия, средства массовой информации, реклама;
• прикладные творческие (креативные) индустрии: архитектура, промышленный дизайн, индустрия моды, гастрономическая индустрия.

Цифровизация сферы культуры, искусства и креативных (творческих) индустрий

Внедрение цифровых технологий имеет большое значение для реализации и продвижения социокультурных проектов и для развития сферы культуры в стране.

Перед домами культуры, театрами, музеями, библиотеками и другими современными учреждениями культуры стоят важные задачи по удовлетворению потребностей граждан в саморазвитии, эстетическом познании, повышении информационной культуры. Всё это возможно реализовать только через систематическую работу по поиску форм и содержаний деятельности, релевантных поставленным задачам.

Использование цифровых технологий способствуют:

• формированию единого культурно-информационного пространства;
• обеспечению качественной связи между различными субъектами культурной деятельности.

Главная проблема, которая тормозит развитие креативной индустрии и ее цифровую трансформацию — отсутствие высококвалифицированных специалистов с цифровыми компетенциями и развитым творческим подходом.

В связи с этим, мы предлагаем эффективный инструмент – Система Тоталити.

Использование Системы Тоталити в сфере культуры, искусства и креативных (творческих) индустрий повлияет на совершенствование управленческих функций:

• удобная организация креативной деятельности и процессов коммуникации в интерактивной онлайн среде;
• все материалы и задачи всегда под рукой;
• мобильная версия для удаленной работы;
• системы информирования и напоминаний;
• поддержка процессов разработки документов, презентаций, мультимедиа материалов и сайтов.

Функциональная архитектура системы большая и охватывает ключевые бизнес-процессы: управление проектами, задачами, персоналом, финансами и документооборот.

Проектная деятельность учреждений социально-культурной сферы, посредством реализации различных программ и проектов, направлена на личностное развитие человека, воздействует на формирование социокультурного пространств и решение важных социальных проблем, таких как потеря ценностных ориентиров в обществе, низкий уровень культуры и социальной активности граждан в регионах России.

В этом поможет Система Тоталити — единая информационная среда, в которой можно вести проекты, организовать рабочие процессы, аккумулировать всю информацию, контролировать соблюдение дедлайнов и согласовывать документацию.

Сотрудникам не нужно тратить огромное количество времени на поиск и консолидацию информации, бесконечную пересылку файлов для согласования, проведение многочисленных совещаний по обсуждению проекта.

Система осуществляет поддержку полного инструментария проектного управления, включающего следующие блоки:

• Паспорт проекта, его актуальность, назначение;
• Участники и их роли;
• Направления и мероприятия, вехи, этапы и диаграмма Ганта;
• Аналитика и наглядный контроль реализации;
• Документы, обсуждение, информирование, изменения;
• Риски, показатели и целевые результаты;
• Экономика и финансы, бюджет и договоры.

Основная суть Системы Тоталити заключается в удобстве и простоте организации и ведения проектов.

Проектный блок в системе очень информативен и позволяет быстро получить необходимую информацию.

Автоматически выводится информация, которая позволяет увидеть проект со стороны и оценить объем и сроки задач, которые необходимо выполнить, а также:

• на каком этапе находится проект;
• где проблемы с невыполнением сроков;
• как задачи связаны между собой;
• какая последовательность работ в проекте;
• какое количество ресурсов заложено на каждый этап.

Важно отметить, что проектное управление может стимулировать привлечение средств, как со стороны бюджетов разных уровней, так и со стороны внебюджетных фондов и частных инвесторов, способствовать эффективному развитию предпринимательской деятельности организаций культуры, обеспечить целевую ориентацию и финансовую гибкость управления, действенный контроль за расходованием средств.

Результатом внедрения проектной деятельности станет: поддержка региональной культурной активности и креативной индустрии; привлечение внимания к актуальным проблемам социокультурного развития; согласование коммуникативных потоков и адресного обращения к различным социальным, возрастным, профессиональным, этническим целевым группам; создание благоприятных условий для саморазвития культурной жизни посредством активизации саморегуляции и креативной среды.

В настоящее время возрастает значимость человеческих ресурсов в потенциале компании. Современная управленческая парадигма говорит о том, что люди являются ключевым ресурсом любой организации независимо от ее размеров и направлений деятельности.

При внедрении проектного управления в сферу культуры и креативных индустрий необходимо обладать квалифицированными кадрами и создавать для них благоприятную атмосферу, т.к. данная область отличается спецификой управления и ведения проектов.

Для удобства пользования системой разработан кабинет работника – это единый дашборд, в котором видно, сколько задач необходимо выполнить, письма, поручения. Это позволяет грамотно планировать свои ресурсы и эффективно выполнять поставленные задачи.

Также тут представлены:

• Анкетные и контактные данные;
• Место в структуре, должность;
• Копии кадровых документов, квалификационная характеристика;
• Закрепленные ТМЦ и активы;
• Текущий статус загруженности;
• Информация об отпусках, больничных, днях рождения.

В системе имеется Календарь, где агрегируется вся информация о текущих и предстоящих событиях: встречах, задачах, днях рождения, отпусках, больничных.

Есть возможность отфильтровывать по необходимым событиям и быстро получать информацию, например, руководителю о заболевших сотрудниках или днях рождения.

Также, удобно регистрировать необходимое мероприятие.

Для рассылки важной информации есть служба информирования, тут можно проявить свой креатив и отправлять всевозможную информацию для своих сотрудников.

После заполнения и регистрации всех полей сообщение автоматически рассылается всем сотрудникам.

При входе в систему появляется оповещение, которое «висит» до тех пор, пока пользователь с ним не ознакомится. Это исключает возможности пропустить важную информацию.

Ну и один из самых главных этапов управления — это мотивация.  Для творческих людей важно, чтобы их труд был заметен и оценен.

Мы разработали функционал, с помощью которого любой сотрудник организации в любое время имеет возможность получить заслуженную и справедливую оценку своих достижений от всего коллектива, а приятным дополнением к такой позитивной оценке будет денежная премия. Именно при такой, коллективной схеме мотивирования каждый сотрудник будет стремиться к новым достижениям, на примере своих коллег.

Использование Системы Тоталити в проектном управлении принесет целый ряд преимуществ и будет иметь важное значение для эффективного выполнения творческих проектов в сфере креативных индустрий.

Преимущества использования системы:

• Соблюдение и сокращение сроков выполнения проектов;
• Эффективное использование временных, человеческих и финансовых ресурсов;
• Актуальная и достоверная информация о ходе проекта, что позволит принимать верные и своевременные решения;
• Эффективность взаимодействия всех участников;
• Контроль за реализацией проектов;
• Мотивация и персональная ответственность.

В целом, технологии в проектном управлении помогают улучшить оперативность, точность и прозрачность процессов, что способствует достижению лучших результатов.

Использование системы принесет только положительные изменения: не нужно будет выполнять скучную и монотонную работу, а можно полностью посвятить себя творческому процессу.

Результаты использования Системы Тоталити:

• Повышение эффективности управления в сфере культуры;
• Обеспечение централизованного планирования, контроля, прогнозирования и управления бюджетом проектов;
• Реализация проектов в соответствии с поставленными целями и задачами;
• Консолидация всех знаний и полученных навыков, собранных в ходе реализации проекта
• Автоматизация рутинной деятельности.

Практика использования

• Нормально встраивается в существующие процессы и не мешает уже эксплуатируемым системам;
• Опыт эксплуатации в малых (7 пользователей) и крупных (4000+ пользователей)
  государственных и коммерческих компаниях и общественных организациях;
• Методические рекомендации и пошаговые алгоритмы по развертыванию и вводу системы
  в действие, обучающие видео и онлайн подсказки;
• Эксплуатационная и пользовательская документация, проекты организационно-распорядительных документов.

Ну и конечно о разработчиках.

Система Тоталити была разработана с помощью

• Научно-исследовательского института социальных систем при Московским государственным университетом имени М. В. Ломоносова. Стратегические направления деятельности связаны с созданием научного знания, методов и прикладных инструментов, обеспечивающих содействие цифровой трансформации национальной экономики;
• Инновационным технологическим центром Молнет — компания поддерживает и развивает полный спектр компетенций, необходимых для реализации сложных и наукоёмких проектов: проводит исследования, занимается инженерным проектированием и разработкой высоконагруженных и отказоустойчивых информационных систем.

Ознакомиться с системой более детально можно по QR коду указанному на экране.

Я заканчиваю свою лекцию и приглашаю вас на междисциплинарный учебно-образовательный курс, который объединяет традиции советской и современной российской научной и просветительской школ, результатом которого являются приобретаемые знания и навыки, использование которых позволит эффективно и осмысленно реализовывать проекты в сфере культуры, искусства и креативных (творческих) индустрий, а также развитие личных и управленческих качеств, мотивации к успеху.

Спасибо за внимание!